一位資深質(zhì)量經(jīng)理總結(jié)的供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核，講透了！
2019-12-26
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關(guān)于供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核，這篇文章把這個(gè)問題講透了，非常值得分享。趕緊來看看。
有經(jīng)驗(yàn)的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進(jìn)入了審核狀態(tài)。比如：
去機(jī)場(chǎng)或火車站接你的司機(jī)，就是你的信息來源，聊天是最好的審核方式。企業(yè)的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動(dòng)等，司機(jī)天天接來送往，本身就是個(gè)情報(bào)站，從他們嘴里可以了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)。
如果去接你的人還有供應(yīng)商對(duì)口部門的人（如質(zhì)量部），在車上聊公司的經(jīng)營(yíng)狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距離。
我曾經(jīng)說過：“車上和飯桌上，是審核開始的第一現(xiàn)場(chǎng)，客戶的經(jīng)營(yíng)狀況與管理行為關(guān)系密切。業(yè)績(jī)好的時(shí)候會(huì)掩蓋一些問題，而業(yè)績(jī)差的時(shí)候暴露出來的問題會(huì)很多。”
在審核前最好向?qū)Ψ教峁?/span>審核計(jì)劃（但與前面提到的審核計(jì)劃不是一回事，這是指對(duì)某個(gè)供應(yīng)商的審核安排），讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人，做好審核現(xiàn)場(chǎng)的接待工作。
在審核計(jì)劃中主要包含的信息有：時(shí)間、部門、關(guān)注的活動(dòng)、相關(guān)人員等。
一般來講在審核計(jì)劃中，都會(huì)有“首次會(huì)議”的要求。
我認(rèn)為首次會(huì)議意義重大，因?yàn)閰⒓诱甙?span style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; box-sizing: border-box; word-wrap: break-word !important; color: rgb(192, 48, 48); overflow-wrap: break-word !important;">供應(yīng)商的管理層、各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助引導(dǎo)人員等。它是審核組（員）與供應(yīng)商關(guān)于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動(dòng)。
我建議在審核計(jì)劃中一定要標(biāo)明被審核方的總經(jīng)理要出席，如果有事請(qǐng)要提前告知審核組。
我發(fā)現(xiàn)由于許多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他們沒有與總經(jīng)理打交道的經(jīng)驗(yàn)，遇到后心里發(fā)怵。當(dāng)對(duì)方提到總經(jīng)理有事參加不了首次會(huì)議時(shí)，自己往往如釋重負(fù)。殊不知質(zhì)量管理屬于經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經(jīng)理的事情。
中國(guó)引進(jìn)ISO9001差不多有20年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒有理解這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的精髓？
我認(rèn)為主要是審核員的切入點(diǎn)讓老板們有一個(gè)錯(cuò)覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。
記得有一年我在東莞的一家食品企業(yè)審核，這家企業(yè)已經(jīng)在同行業(yè)中銷量排名第二。老板家住深圳，每天到公司的時(shí)間基本上是10點(diǎn)以后。
我在寫審核計(jì)劃時(shí)，要求總經(jīng)理參加首次會(huì)議。老板的秘書告訴我，以前老板從不出席這樣的首次會(huì)議，這次是否必須要參加？我告訴她：“老板如果確實(shí)有其他重要的事情參加不了，請(qǐng)他寫請(qǐng)假條。”
這次審核非常成功。
因?yàn)樵谑状螘?huì)議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對(duì)審核過的企業(yè)的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會(huì)？”
在質(zhì)量體系推動(dòng)方面，老板的權(quán)重最大，我用數(shù)字比喻為占50%以上。
因此，審核員一定要利用各種機(jī)會(huì)讓老板知道質(zhì)量、食品安全管理體系的推動(dòng)是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。
會(huì)議內(nèi)容
首次會(huì)議的時(shí)間控制在30分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組（員）而非供應(yīng)商。
一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應(yīng)商介紹各個(gè)部門負(fù)責(zé)人和公司基本情況。
首次會(huì)議結(jié)束，要有一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)參觀，這個(gè)安排對(duì)整個(gè)審核的成功也是非常重要的。
1.現(xiàn)場(chǎng)參觀的兩個(gè)目的
我一般安排的時(shí)間是1個(gè)小時(shí)甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，它的目的是對(duì)被審核現(xiàn)場(chǎng)有一個(gè)大致的了解。
我在首次會(huì)議上常常開玩笑地對(duì)老板說：“現(xiàn)場(chǎng)參觀完，審核就可以結(jié)束了。”
因?yàn)槲疫x擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當(dāng)看到這些現(xiàn)場(chǎng)的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，我也給整體得分打個(gè)大折。
管理的細(xì)節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門衛(wèi)、倉庫、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。
它們似乎與產(chǎn)品離著很遠(yuǎn)，但管理活動(dòng)的要求應(yīng)該是一樣的。
想想看行政經(jīng)理的工資會(huì)比生產(chǎn)經(jīng)理或質(zhì)量經(jīng)理的工資低嗎？
如果不低，那對(duì)管理能力的要求就應(yīng)該是一樣的。如果行政經(jīng)理、工程經(jīng)理與生產(chǎn)經(jīng)理的能力一樣，而車間外的地方管理的一塌糊涂，那你看到的生產(chǎn)車間內(nèi)的管理狀況，可能就是他們特意為你準(zhǔn)備的。
莊子在回答東郭子關(guān)于道的問題時(shí)，用“每下愈況”來解釋道無所不在。
如何判斷豬的肥瘦，有經(jīng)驗(yàn)的屠夫是從豬腳向上摸。如果豬腳肥，那么豬就肥。
有經(jīng)驗(yàn)的審核員也是通過管理的細(xì)節(jié)，來判斷供應(yīng)商的管理水平和能力的。
另外由于食品安全與工程設(shè)計(jì)有極大的關(guān)系，它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對(duì)食品安全設(shè)計(jì)的理解，所以現(xiàn)場(chǎng)參觀的另外一個(gè)目的就是看看圍墻、門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。
在倉庫參觀的時(shí)候，可以看看到貨和發(fā)貨的情況，在庫房?jī)?nèi)可以找一個(gè)1周左右的產(chǎn)品做追溯演練。在現(xiàn)場(chǎng)走一圈也可以順便檢查了蟲害管理設(shè)施。
當(dāng)由多人組成的審核小組時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)參觀是唯一一次審核組對(duì)某一管理活動(dòng)，發(fā)表各自意見的機(jī)會(huì)。這對(duì)統(tǒng)一審核思路、理清審核重點(diǎn)、做追溯信息的準(zhǔn)備都有很大幫助。
2.現(xiàn)場(chǎng)參觀前的準(zhǔn)備
現(xiàn)場(chǎng)參觀前要讓供應(yīng)商提供四張圖：
對(duì)這四張圖的要求，可以寫在審核計(jì)劃中。
現(xiàn)場(chǎng)參觀后，小組可以進(jìn)行10-15分鐘的討論，確定審核重點(diǎn)和現(xiàn)場(chǎng)取樣方式。
4.《供應(yīng)商檢查表》的設(shè)計(jì)
為了提醒審核員在參觀時(shí)注意的事項(xiàng)，在《供應(yīng)商檢查表》中對(duì)現(xiàn)場(chǎng)參觀的內(nèi)容可以進(jìn)行如下描述：
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大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡(luò)方式、車號(hào)；
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監(jiān)視探頭布局：關(guān)鍵區(qū)域（露天存放成品/原料、大門、成品庫門、原料庫門）；
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廠區(qū)道路、草坪；
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污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；
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原料庫：蟲害管理、標(biāo)識(shí)、燈、門、窗、溫濕 度、電線（無私拉）、遮光、禁用區(qū)；
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冷庫：溫度記錄方式（手工、自動(dòng)）；
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成品庫：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、班次、批號(hào)、產(chǎn)品代號(hào)，物料管理用電子化（ERP）還是手工；
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生產(chǎn)線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設(shè)施。
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
在審核過程中，需要三組進(jìn)行信息傳遞，如：
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可追溯信息的完整性與召回報(bào)告（證據(jù)對(duì)比）
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成品、原料檢驗(yàn)方法管理
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檢驗(yàn)人員資質(zhì)管理
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產(chǎn)品、原料技術(shù)規(guī)范管理
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記錄管理（CCP、清潔、產(chǎn)品檢驗(yàn)、原料檢驗(yàn)）
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環(huán)境監(jiān)控計(jì)劃
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糾正預(yù)防措施
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設(shè)備維修、保養(yǎng)計(jì)劃
2.C組需要將部分信息傳遞給B組（現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估）
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所有管理活動(dòng)已經(jīng)發(fā)生；
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所有管理活動(dòng)需要符合規(guī)范要求；
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所有管理活動(dòng)的信息不得缺失；
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通過已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的產(chǎn)品，連接起人、機(jī)、料、法、環(huán)的所有管理信息。
質(zhì)量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動(dòng)，可以通過一個(gè)已經(jīng)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品進(jìn)行追溯（如下圖）。
在倉庫中剛剛生產(chǎn)1周左右的產(chǎn)品，可能還沒有到消費(fèi)者手中，或者即使到了消費(fèi)者手中，還沒有發(fā)生（或沒有得到）投訴報(bào)告。
因此對(duì)投訴管理的驗(yàn)證，需要用更早批次的產(chǎn)品進(jìn)行。
A組審核員在現(xiàn)場(chǎng)參觀時(shí)，已經(jīng)用相機(jī)拍攝了追溯產(chǎn)品的“品名、規(guī)格、生產(chǎn)批號(hào)”等信息（在包裝箱外側(cè)就有這些信息）。
回到辦公室，向供應(yīng)商提出要求，提供與這個(gè)產(chǎn)品相關(guān)的信息（見《供應(yīng)商管理（7）供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核（中）》。
建議A組審核員將與這個(gè)批次產(chǎn)品相關(guān)的所有信息按照生產(chǎn)流程順序，讓客戶放置在桌子上。
A組審核員在對(duì)信息的完整性進(jìn)行確認(rèn)時(shí)，B組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報(bào)告相關(guān)的管理依據(jù)。
找產(chǎn)品 > 找記錄 > 找依據(jù) > 找疏漏 > 找問題 > 找風(fēng)險(xiǎn)
相對(duì)來講對(duì)B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對(duì)幾個(gè)非常重要的報(bào)告進(jìn)行確認(rèn)和驗(yàn)證：
如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個(gè)條款最重要的話，那我就選“管理評(píng)審”。
先看一看參加管理評(píng)審的都是哪些人？
凡是與分錢相關(guān)的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說不對(duì)，分責(zé)任、分任務(wù)、定目標(biāo)應(yīng)該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米之炊，沒錢干個(gè)屁事。
所以當(dāng)我看管理評(píng)審報(bào)告時(shí)，我先看看總經(jīng)理是否出席，然后看各位部門總監(jiān)都說了些什么問題，最后就是行動(dòng)計(jì)劃是否有預(yù)算。
有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）：凡是將管理評(píng)審作為認(rèn)證活動(dòng)而非經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的企業(yè)，它所運(yùn)行的管理體系本身就會(huì)給經(jīng)營(yíng)帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)。
就如同一個(gè)國(guó)家的人大會(huì)議，成為一出鬧劇時(shí)，這個(gè)國(guó)家一定處于極大的風(fēng)險(xiǎn)之中。
因此，幾頁紙的管理評(píng)審報(bào)告，已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質(zhì)量、食品安全管理體系的策劃、運(yùn)行、檢查、改進(jìn)的水平了。
老馬建議看管理評(píng)審報(bào)告不要只看當(dāng)年的，一定要看過去三年的報(bào)告。做縱向比較，看這家供應(yīng)商管理體系的發(fā)展歷程和轉(zhuǎn)折。
內(nèi)審報(bào)告是管理評(píng)審報(bào)告的部分輸入。
但目前許多企業(yè)內(nèi)審流于形式，審核員仍然處在“手中有劍，心中無劍”的水平。為管理層提供的報(bào)告，只是糾纏于某一個(gè)操作行為，而非對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，這顯然是管理層不感興趣的問題。
可以在組織設(shè)計(jì)中進(jìn)行策劃，讓各個(gè)部門的總監(jiān)成為內(nèi)審員。每次審核的時(shí)候，由總監(jiān)擔(dān)任各個(gè)審核組的組長(zhǎng)。
在審核中試圖拋開檢查表，到一個(gè)業(yè)務(wù)部門可以從這幾個(gè)問題問起。
當(dāng)你將這些問題告訴總經(jīng)理時(shí)，我猜想他會(huì)樂瘋了。因?yàn)檫@是他的痛點(diǎn)，是他天天睡不著覺的問題，如果你幫他想到了發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？
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HACCP計(jì)劃
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PRP目錄
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蟲害管理程序
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放行管理程序
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不合格管理程序
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糾正預(yù)防管理程序
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投訴管理程序
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追溯管理程序
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召回管理程序
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危機(jī)管理程序
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實(shí)驗(yàn)室管理程序
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員工培訓(xùn)管理程序
B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時(shí)，需要提醒C組的審核員，協(xié)助在現(xiàn)場(chǎng)提供證據(jù)。
在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行審核的C組審核員，主要是觀察現(xiàn)場(chǎng)的操作行為。
因?yàn)闊o論你文件寫的好壞，最重要的是現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)如何。現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行審核的人，只要記住五個(gè)字，就基本上不會(huì)抓瞎。
人：是否經(jīng)過充分的培訓(xùn)才執(zhí)行生產(chǎn)任務(wù)
機(jī)：設(shè)備維修保養(yǎng)能否達(dá)到保證生產(chǎn)的目的
料：原料（產(chǎn)品）的管理狀態(tài)
法：方法是否能夠保證一線人員理解管理要求，并得到有效執(zhí)行
環(huán)：設(shè)施和周圍環(huán)境是否適于食品生產(chǎn)對(duì)衛(wèi)生的要求
三組審核員需要在末次會(huì)議之前，進(jìn)行討論。
針對(duì)操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責(zé)任和方法，但仍然解決不了問題的重復(fù)發(fā)生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機(jī)制設(shè)計(jì)相關(guān)，到這個(gè)層次基本上就能夠判斷企業(yè)的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理水平了。
可以用《馬氏問題分析層次圖》，清晰表達(dá)了由表及里的分析問題的方法論。
三組討論后，就需要向被審核方報(bào)告審核發(fā)現(xiàn)和審核報(bào)告了。
